Document Management voor bedrijven

U zult het vast herkennen: een van uw medewerkers werkt met een verkeerde versie van een document, waardoor cruciale informatie verloren gaat. En als het eenmaal fout gaat dan blijft het fout gaan, zodat het moeilijk wordt om uiteindelijk de juiste versie en de juiste informatie te achterhalen. Ook wilt u als bedrijf natuurlijk dat er geen fysieke kopieën van een document verloren gaan, maar werkt u wel het liefst met digitale versies. Want een digitale kopie is makkelijk te verspreiden binnen uw bedrijf en op te zoeken. Met een goede Document Management oplossing zijn al deze problemen te ondervangen, en raakt u nooit meer een document kwijt. Of het nou gaat om digitale of fysieke kopieën, een Document Management systeem houdt al uw documenten duidelijk bij elkaar. 

Binnengekomen stukken beheren met Document Management 

Een van de grootste voordelen van een goed Document Management systeem is het beheren van de binnengekomen stukken. Ieder stuk wordt gescand en digitaal opgeslagen, waarna de fysieke kopie kan worden gearchiveerd. Het systeem houdt bij waar welke documenten zijn gearchiveerd, zodat u altijd de stukken kunt vinden als u ze nodig heeft. De digitale versie wordt opgeslagen naar categorie, bijvoorbeeld facturen, klantcorrespondentie of contracten. Door het Document Management systeem is het dan gemakkelijk om deze documenten digitaal te verspreiden. 

Het beheren van documenten 

Naast het verwerken van de binnengekomen stukken is het beheren van uw documenten met een Document Management systeem veel gemakkelijker. U kunt snel documenten digitaal aanpassen, printen en dan fysiek opslaan. Dit is vooral gemakkelijk met bijvoorbeeld contracten. Het voordeel van het systeem is ook dat het vaak mogelijk is om herinneringen in te stellen, zodat u op tijd wordt herinnert aan een verlopen contract of een nog te betalen factuur.